再就職が決まり、いざ再就職手当を申請しようとしたとき、「採用証明書が必要です」とハローワークに言われて戸惑う方は少なくありません。「どこでもらうの？」「会社に何を頼めばいい？」「断られたらどうする？」——この記事では、採用証明書にまつわる疑問をまとめて解消します。書式のダウンロード先から会社への依頼文テンプレート、断られたときの対処法まで、申請に必要な手順をすべてカバーします。
採用証明書とは｜再就職手当申請で必要な理由
採用証明書の役割
採用証明書（ハローワーク様式第28号）は、求職者が失業給付の受給期間中に新しい仕事に就いたことを、採用した会社が証明するための書類です。
ハローワークは「本当に採用されたか」「いつから働き始めるか」を確認するためにこの書類を求めます。採用証明書がないと再就職手当の申請が受理されないため、内定が決まったら早めに準備することが大切です。
提出タイミングはいつ？
採用証明書は、就職日の前日までに管轄のハローワークへ提出するのが原則です。
就職が決まってから提出まで時間がない場合は、就職日当日でも受け付けてもらえることがあります。不安な場合は管轄のハローワークに電話で事前確認しておくと安心です。
採用証明書を提出した後、別途再就職手当支給申請書の提出も必要になります。再就職手当全体の流れは「再就職手当の条件・金額・申請手順まとめ」もあわせて確認してください。
採用証明書が必要なケース・不要なケース
必要なケース
再就職手当を申請する場合、基本的にはほぼ全員に採用証明書が必要です。ハローワーク紹介か自己応募かは関係ありません。
| 状況 | 採用証明書の要否 |
|---|---|
| 失業給付の受給期間中に就職が決まった | 必要 |
| ハローワーク以外（転職サイト・自己応募）で決まった | 必要 |
| 正社員・契約社員・パート・派遣での就職 | 条件次第で必要 |
不要なケース
以下の状況では採用証明書が不要になる、または再就職手当の対象外となる場合があります。必ず事前にハローワークで確認してください。
- 雇用保険の被保険者とならない短期・単発の仕事（再就職手当自体が対象外になるケースが多い）
- ハローワーク側の判断で別の証明書類で代替が認められた場合
「自分に採用証明書は必要か？」と迷ったときは、ハローワークの窓口か電話で確認するのが最も確実です。
採用証明書の入手方法
ハローワークの窓口で入手する
採用証明書の書式は、ハローワークの窓口で無料でもらえます。「再就職手当を申請したい」と担当者に伝えると、必要な書類一式を渡してもらえます。担当者から記入方法の説明も受けられるため、初めての方は窓口来所がおすすめです。
厚生労働省のサイトからダウンロードする
窓口に行く時間がない場合は、厚生労働省のサイトからダウンロードして印刷することもできます。
印刷した書式を採用先の会社に持参するか、郵送・メール添付で記入を依頼する方法が一般的です。
採用証明書の書き方（記入例）
採用証明書は、求職者が記入する部分と会社（事業主）が記入・捺印する部分に分かれています。
求職者が記入する欄
求職者が記入するのは主に以下の項目です。
1. 氏名・住所・電話番号：現在の情報を正確に記入 2. 雇用保険被保険者番号：雇用保険被保険者証に記載の11桁の番号 3. 申請するハローワーク（公共職業安定所）名
会社（事業主）が記入する欄
採用した会社の人事担当者に記入・押印してもらう項目は以下の通りです。
- 事業所名・所在地・電話番号
- 採用年月日（実際に働き始める入社日）
- 雇用形態（正社員・契約社員・パート・アルバイトなど）
- 雇用期間（期間の定めの有無、ある場合はその期間）
- 週の所定労働時間
- 事業主の署名または記名押印
よくある記入ミス
- 採用年月日を内定日にしてしまう：記入するのは「実際の就業開始日（入社日）」です。内定をもらった日ではありません。
- 雇用形態・雇用期間の記入漏れ：パート・アルバイトの場合も正確に記入してもらいましょう。
- 会社の押印漏れ：押印がないと書類が無効になることがあります。受け取ったら必ず確認を。
会社への依頼の仕方
採用証明書は採用した会社が証明する書類なので、入社前に採用先の人事担当者へ記入・押印をお願いする必要があります。
依頼のタイミングと方法
内定が決まったらできるだけ早めに動きましょう。就職日の前日までにハローワークへ提出が必要なため、入社1〜2週間前を目安に依頼すると余裕をもって対応できます。
依頼方法はメールが一般的ですが、電話でひと言断ってからメールを送ると丁寧な印象を与えられます。「ハローワークで再就職手当をもらうために必要な書類です」と一言添えると、担当者が書類の目的を理解しやすくなります。
依頼メール・依頼書のテンプレート
以下のテンプレートをそのまま使うか、状況に合わせてアレンジしてください。
件名：採用証明書のご記入のお願い（氏名）
〇〇株式会社 人事部 〇〇様
お世話になっております。〇月〇日にご内定をいただきました〇〇と申します。このたびは誠にありがとうございます。
早速で恐れ入りますが、ハローワークへの失業給付関連の手続き上、「採用証明書（様式第28号）」をご提出する必要がございます。ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、添付の書式（または厚生労働省サイトよりダウンロードいただいた書式）に、事業主様のご記入・押印をいただけますでしょうか。
お手数ですが、入社日〇日前の〇月〇日までにご対応いただけますと大変助かります。 ご不明な点がございましたら、何なりとお申し付けください。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
氏名：〇〇 連絡先：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
採用証明書を断られたときの対処法
断られる主な理由
採用証明書の記入を会社に断られるケースとして、以下のような理由が多く見られます。
- 「そんな書類は知らない」：人事担当者が手続きに不慣れな場合
- 「個人情報なので書類を出せない」：書類の性質を誤解している場合
- 「社内の押印フローが複雑で間に合わない」：ハンコレス推進や承認フローの問題
ハローワークに相談する
会社に断られた場合は、すぐに管轄のハローワークへ相談してください。状況によっては、ハローワークの担当者から会社へ直接説明・連絡してもらえる場合があります。
また、記名のみ（押印なし）で対応できるケースもあるため、ハローワークの指示に従って進めましょう。「断られたから諦める」のではなく、ハローワークを巻き込んで解決を図ることが大切です。
申請全体の流れと期限の確認
採用証明書の提出は、再就職手当申請の一ステップです。全体のスケジュールを把握して期限を逃さないようにしましょう。
| ステップ | 内容 | タイミング |
|---|---|---|
| 1 | 採用証明書をハローワーク窓口またはサイトで入手 | 内定後すぐ |
| 2 | 採用先の会社に記入・押印を依頼 | 入社1〜2週間前を目安 |
| 3 | 採用証明書をハローワークへ提出 | 就職日の前日まで |
| 4 | 就職（入社） | 入社日 |
| 5 | 再就職手当支給申請書を提出 | 就職日の翌日から1か月以内 |
申請期限を逃さないために
再就職手当の申請期限は就職日の翌日から起算して1か月以内です。期限を過ぎると原則として受給できなくなります。採用証明書を提出したらそれで終わりではなく、その後の申請書提出のスケジュールもあわせて確認しておきましょう。
よくある質問（FAQ）
Q. 採用証明書はコピーでも提出できますか？
基本的には原本の提出が必要です。コピーでは受け付けてもらえない場合があるため、会社には「原本を作成してください」とお願いしましょう。
Q. 採用証明書の書式は何を使えばいいですか？
ハローワーク所定の様式（様式第28号）を使います。会社独自の様式では受け付けてもらえない場合があるため、必ずハローワーク指定の書式を使いましょう。
Q. 内定をもらったばかりで会社に頼みにくいのですが？
採用証明書の依頼は正当な手続きです。「失業給付の関係でハローワークに提出が必要な書類です」と説明すれば、ほとんどの場合スムーズに応じてもらえます。遠慮せず早めに連絡しましょう。
Q. 採用証明書を提出したら、すぐに再就職手当がもらえますか？
採用証明書の提出後、別途再就職手当支給申請書の提出が必要です。申請後、ハローワークの審査を経て通常1〜2か月程度で支給されることが多いです。
Q. ハローワーク以外（転職サイト経由）で仕事が決まった場合も必要ですか？
はい、自己応募や転職サービス経由での就職でも採用証明書は必要です。就職のルートは関係ありません。
Q. 就職日を過ぎてから採用証明書を提出し忘れたことに気づきました。どうすればいいですか？
すぐに管轄のハローワークへ相談してください。状況によっては対応できる場合があります。時間が経つほど対応が難しくなるため、気づいた時点で即座に動くことが最も重要です。
Q. 採用証明書に会社の「雇用期間：期間の定めなし」と書いてもらえなかった場合はどうなりますか？
雇用形態や期間の記載内容は再就職手当の支給要件に影響する場合があります。記載内容に疑問がある場合は、提出前にハローワークに確認することをおすすめします。
まとめ
- 採用証明書は再就職手当申請に必要な書類で、採用先の会社に記入・押印してもらう
- 提出期限は就職日の前日まで（管轄のハローワークへ）
- 書式はハローワーク窓口または厚労省サイトからダウンロードして入手可能
- 会社への依頼は入社1〜2週間前を目安に、メール等で丁寧に行う
- 断られた場合は諦めず、すぐにハローワークへ相談する
- 採用証明書提出後、就職日翌日から1か月以内に再就職手当支給申請書の提出も必要
採用証明書は手続きの「盲点」になりやすい書類です。内定が決まったら、再就職を喜びつつも早めに動き出しましょう。再就職手当の全体的な申請方法については「再就職手当の条件・金額・申請手順まとめ」も参考にしてください。